Belangrijkste aanbevelingen voor zakenreizen naar het buitenland

1. Gebruik de IT-systemen van het bedrijf op een verantwoorde manier

De IT-systemen van je bedrijf zijn waardevolle bedrijfsmiddelen. Gebruik ze in de eerste plaats voor zakelijke doeleinden en vermijd persoonlijk gebruik dat de veiligheid of productiviteit in gevaar kan brengen. Verantwoord gebruik helpt de integriteit van gegevens te waarborgen en sluit aan bij het bedrijfsbeleid.

2. Beveilig je apparaten

Het beschermen van bedrijfsgegevens is cruciaal, zeker tijdens het reizen. Zorg er altijd voor dat je:

• Een sterk wachtwoord op je zakelijke laptop instelt.
• Vertrouwelijke informatie beveiligt met encryptie of veilige opslag.
• “Find My Device” activeert op je Microsoft-account om je apparaat te lokaliseren of te blokkeren bij verlies of diefstal.

3. Houd je laptop altijd bij je

Laat je zakelijke laptop nooit onbeheerd achter. Tijdens een vlucht of treinreis bewaar je deze in de bagagebak boven je hoofd of onder de stoel voor je — nooit in de ruimbagage. Zo verklein je de kans op diefstal of schade.

4. Houd je aan lokale wetten en normen

Respecteer alle toepasselijke wetten, regels en industriestandaarden in het land dat je bezoekt. Dit omvat gezondheids-, veiligheids-, milieu- en arbeidswetgeving. Goed geïnformeerd en compliant blijven beschermt zowel jou als je organisatie.

5. Professioneel gedrag en culturele bewustheid

Bij ontmoetingen met klanten in het buitenland: kleed je smart-casual en respecteer lokale gebruiken en etiquette. Een professionele uitstraling en cultureel bewust gedrag zijn essentieel om vertrouwen en goede relaties op te bouwen.

6. Balans tussen werk en privé

Als je bedrijf toestaat dat vrienden of familie je vergezellen op zakenreis, houd dan werk en vrije tijd strikt gescheiden. Neem nooit gasten mee naar klantafspraken tenzij dit expliciet is goedgekeurd. Tijdens werktijd hoort je aandacht volledig bij je professionele verantwoordelijkheden te liggen.

7. Houd zakelijke uitgaven bij en rapporteer ze

Meestal worden alleen redelijke zakelijke kosten vergoed, maar controleer dit altijd vooraf bij je bedrijf. Bewaar alle bonnetjes en dien ze in volgens het onkostenbeleid. Dit geldt voor vervoer, maaltijden en accommodatie die rechtstreeks verband houden met je werk.

8. Weet wat niet vergoed wordt

Persoonlijke uitgaven — zoals vrijetijdsactiviteiten, alcohol (tenzij vooraf goedgekeurd), luxe-upgrades en kosten voor meereizende vrienden of familie — worden doorgaans niet vergoed. Wees zorgvuldig met wat je op de bedrijfsrekening boekt en vraag bij twijfel vooraf toestemming.

9. Volg lokale veiligheidsrichtlijnen

Maak jezelf vertrouwd met lokale veiligheidsprotocollen en noodprocedures. Zorg dat je weet waar je heen moet en wie je kunt contacteren in geval van nood. Jouw veiligheid heeft altijd prioriteit.

Met deze aanbevelingen kunnen we concluderen dat een zakenreis naar het buitenland een privilege is dat ook verantwoordelijkheden met zich meebrengt. Door deze richtlijnen te volgen, bescherm je niet alleen de bedrijfsmiddelen en blijf je compliant, maar vertegenwoordig je je organisatie ook met professionaliteit en integriteit.

door Rute Gomes, People & Culture Management bij Luza