Recomendações Essenciais para Viagens de Negócios no Estrangeiro

1. Utilize Responsavelmente os Sistemas de TI da Empresa

Os sistemas de TI da sua empresa são ativos valiosos. Utilize-os principalmente para fins profissionais e evite usos pessoais que possam comprometer a segurança ou a produtividade. O uso responsável ajuda a manter a integridade dos dados e a alinhar-se com as políticas corporativas.

2. Proteja os Seus Dispositivos

Proteger os dados da empresa é crítico, especialmente em viagem. Certifique-se sempre de:

• Definir um código de acesso forte no seu portátil da empresa.
• Salvaguardar informação confidencial através de encriptação ou armazenamento seguro.
• Ativar o “Encontrar o Meu Dispositivo” na sua conta Microsoft para localizar ou bloquear o equipamento caso seja perdido ou roubado.

3. Mantenha o Portátil Sempre Consigo

Nunca deixe o portátil de trabalho sem vigilância. Em voos ou comboios, guarde-o no compartimento superior ou debaixo do assento em frente — nunca na bagagem de porão. Mantê-lo por perto reduz o risco de roubo ou danos.

4. Cumpra as Leis e Normas Locais

Respeite todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis no país que visita. Isto inclui legislação de saúde, segurança, ambiente e trabalho. Manter-se informado e em conformidade protege tanto a si como à sua organização.

5. Mantenha Profissionalismo e Consciência Cultural

Ao reunir com clientes no estrangeiro, vista-se de forma smart-casual e respeite os costumes e etiqueta locais. Uma postura profissional e culturalmente sensível é essencial para criar confiança e estabelecer relações.

6. Equilibre Trabalho e Tempo Pessoal

Se a sua empresa permitir levar familiares ou amigos numa viagem de negócios, mantenha responsabilidades profissionais separadas do lazer. Nunca leve acompanhantes para reuniões com clientes, a menos que exista aprovação explícita. Durante o horário laboral, o foco deve ser o trabalho.

7. Registe e Reporte as Despesas de Negócio

Normalmente, apenas despesas razoáveis relacionadas com o trabalho são reembolsáveis — mas confirme sempre com a sua empresa antes da viagem. Guarde todos os recibos e submeta-os conforme a política interna. Isto inclui transporte, refeições e alojamento diretamente ligados ao trabalho.

8. Saiba o Que Não É Reembolsável

É prática comum que despesas pessoais — como atividades de lazer, álcool (sem pré-aprovação), upgrades de luxo ou custos associados a acompanhantes — não sejam reembolsáveis. Seja consciente com os gastos e peça aprovação antecipada, quando necessário.

9. Siga as Diretrizes Locais de Segurança

Familiarize-se com os protocolos de segurança e procedimentos de emergência do país. Saiba onde se dirigir e quem contactar em caso de emergência. A sua segurança é prioridade máxima.

Em resumo, viajar em negócios é um privilégio que exige responsabilidade. Ao seguir estas recomendações, não só protegerá os ativos da empresa e manterá a conformidade, como também representará a sua organização com profissionalismo e integridade.

por Rute Gomes, People & Culture Management na Luza